ПОЛОЖЕНИЕ об архиве в МБДОУ ЦРР - д/с №21 "Колосок"

1. Общие положения

 

1.1. В  муниципальном бюджетном дошкольном образовательном учреждении центре развития ребёнка - детском саду  №21 «Колосок» (далее – МБДОУ) для хранения законченных делопроизводством документов создается архив.

 МБДОУ выделяет под архив (по возможности) помещение, отвечающее требованиям обеспечения сохранности документов, а также соответствующее оборудование.

 Заведование архивом поручается ответственному за архив лицу, назначаемому приказом руководителя организации заведующего МБДОУ.

В своей работе архив МБДОУ руководствуется законодательными актами Российской Федерации по архивному делу, нормативно-методическими документами Минкультуры России и Федерального архивного агентства России, приказами и указаниями руководства организации и настоящим положением.

 Контроль за деятельностью архива осуществляет руководство МБДОУ, в состав которого входит архив.

 

Состав документов архива

 

 Законченные делопроизводством документы, образовавшиеся в деятельности МБДОУ:
– дела постоянного хранения;
– дела временного (свыше 10 лет) срока хранения;
– документы по личному составу;
– документы постоянного хранения и по личному составу организаций-предшественников;
– справочный аппарат к документам архива (описи, номенклатуры дел, картотеки и т. п.).

 

 Задачи и функции архива

 

 Основными задачами архива являются:

– комплектование архива документами, состав которых предусмотрен разделом 2 настоящего положения;

– обеспечение сохранности и учет принятых на хранение документов;

– организация практической работы, связанной с использованием документов, хранящихся в архиве;
– контроль за правильным формированием и оформлением документов в делопроизводстве, отбором и подготовкой их к передаче на архивное хранение.

 В соответствии с выполняемыми задачами архив осуществляет следующие функции:
– принимает после завершения делопроизводства, учитывает и хранит образовавшиеся в деятельности МБДОУ документы, обработанные в соответствии с действующими правилами;
– организует работу по подготовке описей завершенных делопроизводством документов постоянного хранения и по личному составу;

– осуществляет учет по номенклатурам дел, находящихся в структурных подразделениях (у исполнителей) документов временного хранения;

– обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

– создает, пополняет и совершенствует учетно-справочный аппарат к хранящимся в архиве делам и документам;

– организует использование хранящихся в архиве документов;

– информирует руководство и работников МБДОУ о составе и содержании документов архива;

– выдает в установленном порядке хранящиеся в архиве дела и документы для использования в практических и других целях;

– исполняет запросы учреждений и граждан об установлении трудового стажа и по другим вопросам социально-правового характера;

– ведет учет выдачи архивных дел и документов, осуществляет контроль за своевременным их возвращением в хранилище;

– проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, своевременно отбирает к уничтожению дела с истекшими сроками хранения;

– оказывает методическую помощь службе делопроизводства организации в составлении номенклатуры дел, контролирует правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, подготовку документов к передаче в архив организации;
– в случае заключения с соответствующим учреждением Федерального архивного агентства России договора о передаче на государственное хранение документов организации обеспечивает подготовку этих документов и своевременное представление описи дел постоянного хранения на утверждение экспертно-проверочной комиссии указанного архивного учреждения.

 

Порядок ведения основных учетных документов

 

          Основанием каждой записи в основных учетных документах является:

          - при поступлении документов в архив организации:

         - сдаточные описи структурных подразделений на документы постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу (приложение 12);

         - сводная номенклатура дел организации или номенклатура дел структурного подразделения с оформленной итоговой записью о количестве заведенных и законченных дел.

          - при выбытии документов из архива организации:

         - акт приема-передачи документов на постоянное хранение в государственный архив или архив другой организации;

         - акт возврата документов собственнику;

         - акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

         - акт о не обнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

         - акт о неисправимых повреждениях документов;

          - по результатам выполнения внутриархивных работ (составления сводных описей, научного  описания документов личного происхождения, архивных коллекций, составления описей особо ценных дел и документов, страхового фонда и фонда пользования, создания объединенных архивных фондов, проверки

         - акт об обнаружении документов (не относящихся к данному фонду, архиву, неучтенных и т.д.).

        

         Книга учета поступления и выбытия документов.

         Книга учета поступления и выбытия документов предназначена для учета всех текущих и итоговых (на 1 января каждого года) изменений в составе и объеме фондов и дел в архиве организации, связанных с приемом, выделением дел, не подлежащих дальнейшему хранению, передачей дел в государственный или другой архив. Книга учета поступления и выбытия документов служит основой для составления листов фондов, паспорта архива.

         Каждое поступление или выбытие получает самостоятельный порядковый номер.

         Если поступление состоит из документов нескольких фондов, то данные по каждому фонду (название фонда, его номер и т.д.) записываются с новой строки за тем же порядковым номером.

         Учет поступления и выбытия документов в архиве, хранящем один фонд, ведется по листу фонда.

         Архив организации со сложной структурой может учитывать в книге учета поступления и выбытия документов самостоятельно поступление или выбытие документов каждого    структурного подразделения.

         Если документы фонда поступают в архив впервые, то номер фонда проставляется в книге учета поступления и выбытия документов после присвоения ему номера по списку фондов. Если       поступившие документы являются частью фонда, уже имеющегося в архиве, то в соответствующей графе книги указывается номер, присвоенный этому фонду ранее. Если поступили или выбыли неописанные документы, то в графе 6 делается отметка: “не описаны", а сведения об объеме даются в 13 и 14 графах.

         Ежегодно в книге учета поступления и выбытия документов подводится итог количества поступивших и выбывших за год документов (дел).